タイムマネジメントを成功させる２つ目の戦略
仕事を自動化する
単に仕事に限ったことでないです。
いつもやっていることを自動で出来ていれば、あなたは時間に縛られることはないですよね。
自由な時間が増えて、ストレスフリーになることもあるでしょう。
自動化を言い換えれば、合理化とも言えます。
自動化すれば良いと考えている人がいても、どうすれば良いかわからないとか。
会社経営を良くするために、アドバイザーにアドバイスを求めても、同じように、自動化、合理化の話が出てくる場合がほとんどです。
でも、でもと口を濁しませんか？
今、投資や時間がないと話すのがほとんどです。
目先の今を何とか切り抜けることに集中していませんか？
タイムマネジメントは、前お話したように、今と将来を見据えて仕事をやっていかなきゃいけない。
自動化するために、時間と投資は必要なんです。
いつまでたっても、時間が短縮されず、優先度と重要度を選択し繰り返し続けるだけで終わってしまいます。
また、こんな不安も頭の中をよぎるかもしれない。
「時間、投資をしても結果が伴うかどうか不安があるので、冒険はしたくない。」
新しいシステム開発や、新しい出来上がったシステム購入することに本当に、投資した分だけの結果が出るのか？
で、こころのどこかで、新しいシステム開発や、新しい出来上がったシステム購入する必要性を薄々感じてはいる。
逆に、新しいシステム開発や、新しい出来上がったシステム購入して成功した事例を知りたい。
情報収集はしているけど、その先の１歩に踏み出せない。
大事なことは、毎日、同じルーティンを繰り返しているような仕事は、可能な限り自動化する必要がある。
人の知恵で解決しなければ無いような仕事に時間をかけるのは自動化は出来ない。
一方で、機械的に仕事しているデータ処理などは、自動化することは可能です。
１つのインプットで、データ集計を自動化出来れば、データ集計する仕事にかかる時間はゼロに出来る。
しかも、時間ゼロは、まさに今のリアルタイム結果を見れる。
その分、不具合が起こる数量、タイミングを止めることが出来る。
これは、結果、アクションを早くすることが出来て、無駄に時間がかかることを止められる。
要は、先手を打てる仕組みをシステムとして構築できる。
人の判断よりも早く分かるようになっていく。
まさに、いいことだらけ。
もしかしたら、その領域に達するには相当な努力と時間が必要かもしれないが、１度構築されれば、人の力量に左右されることはない。
タイムマネジメントから自動化に投資するヒント
１、よくある質問を作っておく
顧客とのやり取りをする仕事をしている方は、顧客からよく質問されるＱ＆Ａを作成しておく。
あらかじめ答えを準備しているから、頻度の多い質問の答えを即座に答えられることで、顧客の満足度が高くなります。
答えを調べる必要もなくなるので時間短縮になります。
２、経験から出来た知識や仕組みを共有する
すでに出来上がっている仕組みを共有化して、他の組織がわざわざ同じ仕組みを作るのにかかる時間をゼロにすること。
機械的な仕事であればあるほど、パターンは決まっていますよね。
すでにある仕組みを他部署でも使えるように共有化すると時間短縮になります。
３、オンラインの決済システムを構築する
毎月の支払を自動化する方法は、２～３時間程度でそぐ構築できます。
それによって、時間や、支払い遅れなど、毎月気にしなければならないストレスから解放されます。
４、データのバックアップ
パソコンや、サーバーは永久に壊れないことはないです。
機械なので故障しますので、いままで何年も蓄えてきたデータをクラッシュで消えてしまいますので、バックアップを取れる仕組みを自動化しておきましょう。
これは、１度設定してしまえば、ほぼ何もする必要がないのでおススメです。
５、モバイルスキャナーの活用
領収書や名刺をモバイルを使って電子化する。
紙ベースでは後から検索するにも時間がかかるし、大量の紙の山から見つけるのは困難です。
でも、電子化すれば、検索は可能になります。
ファイル名の付け方に工夫すれば、専門の知識が無くても探し出すことは容易になります。
６、以前の顧客へのフォロー
新規顧客だけでなく、以前お付き合いがあった顧客へコンタクトが取れるように資料、データを自動化しておくとスムースに進められる。
７、教育資料をビデオ化しておく
組織のメンバーに重要な情報をビデオ化しておけば、あなた自身がわざわざ教育する必要はないです。
少しの隙間時間をみて、教育、伝達が簡単にできる。
これによって、力量レベルを同じにすることが出来るし、文字情報よりも情報が伝わりやすい。
まとめ
いつも、機械的にパターン化している仕事は、自動化できる可能性があります。
また、大手企業が使っているシステム情報を入手できれば、大企業でなくても、大企業と同じシステム構築が出来るのでおススメです。